En stage aux Archives municipales de « L’Athènes du Nord »

Anthony Guiguen (M1) et Charlotte Varlot (M2) sont l’un et l’autre en stage aux Archives municipales de Valenciennes. Ils partagent le quotidien d’un service dynamique (et qui a déjà accueilli des stagiaires lillois) et mettent en pratique ce qu’ils ont appris au cours de l’année passée, tout en profitant d’un cadre plutôt agréable.

Brève présentation de l’institution d’accueil et du service Archives

Notre institution d’accueil est la mairie de Valenciennes. Valenciennes compte environ 43 000 habitants (d’après le recensement de 2017). La ville est une sous-préfecture du département du Nord dont Laurent Degallaix est le maire depuis 2012.

Valenciennes, en raison de la richesse de son patrimoine historique et artistique, est surnommée « l’Athènes du Nord ». Au XVIe siècle, la ville a été sous l’influence du Saint-Empire avant d’être conquise par les armées de Louis XIV en 1678. Au XIXe siècle, Valenciennes se transforme en bastion de l’industrie houillère de par sa proximité immédiate avec les sites du bassin minier du Nord et à l’exploitation de nombreuses fosses par la Compagnie des mines d’Anzin. Le XXe siècle et les deux conflits majeurs qui se sont déroulés n’ont guère épargné Valenciennes. La ville a fait face, à deux reprises, à la dureté de l’Occupation, aux bombardements et aux destructions.   

Valenciennes est une ville d’art, plébiscitée et remarquée par les nombreux artistes qui y sont passés et qui sont liés à l’histoire de la commune : Le sculpteur et peintre Jean-Baptiste Carpeaux, le peintre Antoine Watteau, le peintre et écrivain Louis Cattiaux et Olivier Le May, peintre et graveur.

La mairie est située au cœur de la ville, sur la Place d’Armes, au sein de l’hôtel-de-ville. Ce bâtiment, symbole de la richesse du patrimoine valenciennois, a été bâti, à l’origine, au XVIIe siècle et a été reconstruit à plusieurs reprises, notamment après le terrible incendie de 1940 et suite aux bombardements de la Seconde Guerre mondiale. Seule la façade de l’hôtel-de-ville, classée aux Monuments historiques, a été conservée. Actuellement près de 900 agents travaillent au sein de la collectivité.

La façade de l’Hôtel de ville de Valenciennes

Le service Archives de Valenciennes en tant que tel n’existe que depuis le 1er janvier 2020. En effet, il était auparavant rattaché au service « Archives, valorisation du Patrimoine, Culture ». Cette volonté « d’indépendance » est très importante pour le service qui souhaite gagner en visibilité.

Les Archives municipales de Valenciennes possèdent des fonds très riches, témoignant du passé prestigieux de la ville. Avec plus de 3400 mètres linéaires d’archives conservées, il s’agit de l’un des services municipaux d’archives les plus importants du département du Nord. À noter que les archives sont conservées dans trois dépôts différents : le premier se trouve à la médiathèque. C’est là que sont conservées la majorité des archives anciennes et modernes ainsi que des fonds privés. Le second se trouve au sous-sol de l’hôtel-de-ville et sert à conserver principalement les archives intermédiaires. Enfin, un dépôt provisoire a été aménagé au conservatoire de Valenciennes afin de désengorger les deux autres qui arrivent à saturation. Le document le plus ancien conservé aux Archives municipales de Valenciennes date de 1197 ; il s’agit d’une sentence rendue par Baudouin IV, comte de Flandre et de Hainaut.

Même s’il existe une « conscience » archivistique à Valenciennes depuis bien longtemps (le premier inventaire complet des archives ayant été effectué entre 1730 et 1780), ce n’est qu’en 1982 qu’un archiviste municipal est recruté à temps plein. En 2008, le service fait l’acquisition du logiciel Thot, lui permettant d’informatiser la gestion des archives.

L’équipe actuelle est composée de cinq agents, soit trois archivistes :

Guillaume, le responsable du service Archives,
s’occupe particulièrement des actions de valorisation ainsi que du traitement et de la conservation des archives définitives (anciennes et modernes).

Florence, responsable de la communication et de la conservation,
est chargée des recherches généalogiques, administratives et historiques.

Sarah, diplômée du Master Archives de Lille,
est actuellement responsable de la collecte et des relations avec les services communaux : elle est chargée de former, de sensibiliser, de conseiller et d’accompagner les agents (notamment les « référents » archives).

et deux aide-archivistes :

Daniel, qui s’occupe principalement
de la salle de lecture et de la transmission des actes d’état-civil.

Nathalie, qui aide à la reprise des instruments de recherche

Malgré la crise sanitaire, le service Archives de Valenciennes reste très actif et connait une actualité riche. En effet, le service a déménagé début avril, partant du 7e étage de l’hôtel-de-ville pour aller vers le 1er étage. De plus, le service prépare un tout nouveau site internet afin de faciliter l’accès aux documents d’archives, tout en permettant de faire connaître le travail de l’équipe et les fonds municipaux à un plus grand public.

Avec 500 mètres linéaires encore disponibles, il ne reste que 4 à 5 ans avant que les magasins d’archives ne soient saturés. Pour pallier ce problème, le service a entamé des démarches administratives afin de mutualiser la fonction Archives en créant un service commun avec la communauté d’agglomération de Valenciennes métropole, avec à la clé la (potentielle) construction d’un bâtiment entièrement dédié au traitement et à la conservation des archives. Il s’agit d’une démarche similaire à celle effectuée par Dunkerque il y a quelques années.

Le stage d’Anthony

Ma mission principale consiste au récolement et au traitement du versement 369 W de l’ancienne Direction des Affaires culturelles de la Ville. Il s’agit d’un service qui a disparu en 2016. C’est un versement massif de plus de 55 mètres linéaires et d’environ 350 boîtes. Le récolement du fonds a été commencé petit à petit par Sarah dès 2018, ce qui a permis au service de récoler 147 boîtes. Il ne me reste donc à découvrir et classer 200 boîtes, un objectif difficilement atteignable en 4 mois puisqu’une bonne partie des documents d’archives est arrivée en vrac.

Mon poste de travail

Même si l’ampleur du travail à effectuer peut être angoissante, je prends un grand plaisir à classer ce fonds puisque je le trouve extrêmement intéressant. En effet, les documents sont très variés puisqu’ils proviennent de toutes les institutions culturelles et associatives de Valenciennes. Ainsi, on trouve des archives des nombreuses expositions du Musée des Beaux-Arts ou encore des documents d’archives expliquant le projet, puis la construction du Théâtre Le Phénix en 1998. Certaines archives de projets abandonnés sont également très intéressantes. Je pense notamment à un dossier qui comportait des plans d’architecte, datant de la fin des années 1990, sur la réhabilitation du Mont-de-piété en un gigantesque conservatoire rassemblant musiques classiques et actuelles. Une autre boîte d’archives contenait un dossier de la réhabilitation de la caserne du Marquis d’Espiès en salle de concert de 1 200 places, projet dont je suis sûr qu’il a été abandonné puisque c’est dans cette même caserne que j’ai emménagé dans mon tout premier appartement en 2016 !

Un des documents de mon fonds

À l’issue de mon stage, mon fichier de récolement devra être suffisamment précis pour servir d’instrument de recherche. De plus, je vais réaliser un plan de classement sur Thot, et commencer la rédaction du bordereau d’élimination. À terme, plus de 50 % des documents devraient être éliminés, ce qui correspond à un précieux gain de place d’une vingtaine voire d’une trentaine de mètres linéaires.

Le stage de Charlotte

Mon stage a pour objet central le dossier individuel de l’agent. Il s’agit d’un dossier réunissant l’ensemble des documents relatifs à la situation administrative et à l’évolution de la carrière d’un agent. Le dossier individuel est à la fois un moyen de protection de l’agent et un outil de gestion compte tenu des informations qu’il contient. Un dossier individuel est tenu pour tous les statuts d’agents (titulaires, contractuels, etc). Pour les agents titulaires, le dossier est unique, c’est-à-dire qu’il suit le fonctionnaire lors de sa mobilité et ce tout au long de sa carrière.

Mon poste de travail

Le dossier individuel a une durée d’utilité administrative de 80 ans à compter de la date de naissance de l’agent. Néanmoins, les différents documents qui le composent ont des durées d’utilité administrative qui varient et peuvent être inférieures à 80 ans. Il en va de même pour les sorts finaux : certains documents sont à conserver, d’autres à éliminer.

A l’issue des 80 ans, il est prévu qu’une partie seulement des dossiers soit conservée. Les modalités de sélection et d’échantillonnage, qui restent floues, doivent faire l’objet d’une réflexion. L’hétérogénéité des documents, la méconnaissance des règles de tri, la production documentaire importante et la multiplicité des pratiques demandent à ce que la gestion des dossiers individuels soit optimisée et normalisée.

L’objectif de mon stage est donc de répondre aux besoins relatifs à la composition et à la gestion du dossier individuel : d’une part d’optimiser la gestion des dossiers, se conformer aux exigences archivistiques et d’autre part de mener une réflexion quant au devenir des dossiers après leur durée légale de conservation.    

Pour cela, il est prévu que j’élabore des outils destinés au service des Ressources Humaines : un tableau de gestion et un guide d’archivage. Pour parvenir à ces objectifs, je suis chargée d’étudier en profondeur les dossiers individuels, de m’entretenir avec les agents producteurs afin de comprendre leurs missions et la production documentaire qui en découle. Nous souhaitons également, à l’issue de ce stage, organiser un « cleaning day ». Il s’agit d’une journée (ou une demi-journée) durant laquelle les agents du service producteur trieront les dossiers avec l’assistance des archivistes.

Participation aux missions du service

En plus des missions liées à nos stages, nous participons à d’autres missions et aux tâches quotidiennes du service. Depuis notre arrivée, nous avons eu l’occasion de contribuer à :

  • Un déménagement : en avril, nous avons apporté notre aide lors du déménagement du service. Il a fallu préparer le déménagement en vidant les locaux de l’ancien service et organiser l’aménagement des nouveaux locaux.
  • Un transfert d’archives : avec l’aide du service technique et la mobilisation de l’équipe du service Archives, près de 110 mètres linéaires ont été transférés du dépôt de l’hôtel-de-ville (arrivé à saturation) vers le dépôt du conservatoire en une matinée.
  • Des réunions de service : nous participons aux réunions de services qui ont lieu toutes les deux semaines. Ces réunions sont l’occasion de faire un point sur ce qui a été fait et sur les évènements relatifs à l’actualité de la collectivité (déménagements de services, etc).
  • Des prises en charge : nous participons lors de prises en charge d’archives versées par les services internes de la mairie. La prise en charge intervient après que le bordereau de versement a été rédigé par le service producteur. Nous allons chercher les boites dans le service versant pour les déplacer dans un dépôt d’archives. En tout, depuis le mois de mars, 46 mètres linéaires ont été pris en charge par le service Archives !

La vue depuis le bureau du 7e étage


 


Matthieu de Oliveira

MCF en Histoire contemporaine Université de Lille - Faculté des Humanités - Département d'Histoire Responsable du Master Archives Eternel Padawan

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